Contabilidad de un Ecommerce

¿Cómo llevar la contabilidad de una tienda online?

La contabilidad registra toda la actividad económica de un negocio. Por eso, es clave para evaluar el plan financiero de un ecommerce y su rentabilidad.  

Las tiendas online constituidas como sociedad tienen la obligación de llevar un registro adaptado a las normas del Plan General de Contabilidad (PGC).

Los ecommerce gestionados por autónomos no societarios no tienen esa obligación, pero sí deben llevar un registro ordenado de las facturas –emitidas y recibidas- y del resto de ingresos y gastos para preparar los impuestos y controlar sus cuentas.

En general, es necesario contabilizar todas las facturas, el coste de marketing de un ecommerce, los impuestos y los salarios/cotizaciones. Sin olvidar las amortizaciones y otros ajustes que exige la normativa.

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¿Por qué es tan importante llevar una contabilidad de la tienda online?

Al registrar todas las operaciones económicas la contabilidad es una herramienta muy útil para medir la rentabilidad de una tienda online, estudiar la evolución de distintas partidas y hacer los ajustes necesarios.

Además, la normativa ha creado un patrón común para contabilizar las operaciones (método de partida doble). Este formato estándar permite comparar los resultados en el tiempo e incluso confrontarlos con otras tiendas del sector.

La importancia de la contabilidad se resume en:

  • Cumplir la legalidad vigente. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) pueden llevar la contabilidad a través del PGC para pymes, que simplifica algunos trámites.
  • Preparar los impuestos. Las declaraciones que hay que presentar en Hacienda toman como base el resultado contable. 
  • Acceder a distintos informes económicos y financieros. Desde los básicos (balance y cuenta de pérdidas y ganancias) hasta otros más personalizados.
  • Evaluar distintos parámetros. Por ejemplo, si la estrategia de marketing  cumple el objetivo de ventas o para controlar los riesgos financieros ecommerce: rentabilidad, liquidez y deuda.
  • Tomar decisiones: la contabilidad aporta una visión amplía del negocio. Si sabes analizar una cuenta de resultados o un balance  tienes un buen marco para saber qué está fallando y hacer correcciones.
  • Es el “currículum de tu tienda. Igual que un currículum personal, la contabilidad refleja la situación actual de tu tienda. Si la información es buena tendrás más ventajas para conseguir financiación y lograr mejores acuerdos comerciales.

Aspectos más importantes a controlar dentro de la contabilidad de un ecommerce

El pilar de la contabilidad es el registro de cada ingreso y gasto, especialmente los recogidos en las facturas. De la facturación también nace un impuesto fundamental para una tienda: el IVA.

Hay que tener en cuenta que las operaciones deben contabilizarse en el momento en el que se producen, independientemente de cuándo se realice el cobro o el pago de las mismas (lo que requerirá otro apunte).

Además de la facturación, hay que tener en cuenta los libros de registro, el archivo y documentación y la elaboración de informes y cuentas anuales.

Facturación

Conviene revisar las obligaciones de facturación generales. En todo caso, cada venta debe estar justificada con una factura o ticket (facturas simplificadas) aunque no se envíe al cliente. Los elementos claves de una factura son:

  • Título: con la palabra “Factura”
  • Número y fecha: se numeran correlativamente (sin saltos en la numeración).
  • Identificación: nombre e identificación fiscal del vendedor y del cliente.  
  • Detalle: descripción, unidades y precio unitario de cada partida.
  • Totales: de la base imponible (la suma de todas las posiciones), los impuestos y el total de la factura.

El uso de la factura electrónica en un ecommerce es fundamental. Hay que enviarla por un canal aceptado por el cliente y en un formato estándar (como PDF). El archivo electrónico debe cumplir los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad.

Al contabilizar una factura hay que separar la base imponible y el importe del IVA. Cuando emites factura a un cliente se contabiliza como IVA repercutido y en tus compras como IVA soportado. La diferencia es lo que hay que declarar en Hacienda.

Ejemplo de contabilización de factura:

EJEMPLO CONTABILIZACIÓN FACTURA
121 € Bancos c/c Venta de mercancía (base imponible) 100€
Cuota IVA repercutido (21%) 21€

Libros de registro

Los libros recogen anotaciones ordenadas de distintas operaciones. Se pueden preparar y conservar en papel o por medios electrónicos. Son necesarios para cumplir las obligaciones que exigen Hacienda y el Registro Mercantil.

Administración Tributaria: Libros de registro (IVA)

Hacienda indica que: “Los empresarios y profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, con carácter general, los siguientes libros registros”:

  • Libro registro de facturas expedidas
  • Libro registro de facturas recibidas
  • Libro registro de bienes de inversión
  • Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Estos libros deben llevarse “con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco”; tampoco se permiten tachaduras o interpolaciones. Las páginas irán ordenadas y numeradas.

En cuanto se detecte un error hay que corregirlo de inmediato. Las cantidades registradas siempre se expresarán en euros.

Registro Mercantil: Libros

Si tienes una sociedad tendrás que preparar y legalizar cada año determinados libros en el Registro Mercantil –al margen de lo ya hecho en el momento de la constitución-.

Se presentan de forma telemática y antes de 4 meses tras del cierre del ejercicio. Son estos:

Libros Contables Libros mercantiles
Libro Diario Libro de registro de los socios
Libro de Inventario y Cuentas Anuales Libro de registro de la sociedad
Libro de registro de acciones nominativas
Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.
Libro de Actas

Archivo

Además de los libros, toda la documentación que genera la tienda y que justifica los apuntes contable –facturas, contratos, nóminas, documentación bancaria…- hay que archivarla en carpetas de forma ordenada y conservarla el tiempo que marca la ley.

La documentación se puede digitalizar siempre que se cumpla el requisito de autenticidad, integridad y legibilidad. La clave está en el orden para encontrar rápido cualquier documentación, sobre todo ante una posible inspección.

Conservación:

  • Libros contables y mercantiles: el Código de Comercio establece una custodia de seis años desde su última actualización en el Registro Mercantil.
  • Facturas y libros de registro (Hacienda): se deben guardar durante cuatro años desde el fin del plazo de preparación de los impuestos.
  • Documentación laboral: durante cuatro años se conservarán las nóminas, contratos, expedientes, hojas/cuadros de horarios, turnos, vacaciones, etc.

Préstamos: la documentación relativa a los préstamos se conservará hasta que no se salde la deuda.

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Informes

Gracias a la información contable puedes preparar una gran variedad de informes según tus necesidades. Estos son algunos ejemplos:

Informes financieros:

Los más útiles son los que se presentan en el Registro Mercantil, especialmente las cuentas anuales, porque en ellos se recoge toda la información que permite controlar el plan económico y financiero de un ecommerce y hacer los ajustes necesarios.

Obligatorios:

  • Inventario: recoge el recuento de existencias (obligatorio al menos una vez al año).  
  • Libro Diario: el conjunto de todo el registro contable ordenado por días.
  • Cuentas Anuales:
Cuentas Anuales
  • Balance de Situación inicial y final (relación entre Activo, Patrimonio neto y Pasivo).
  • La cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados ociar precios y descuentos.
  • El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • La Memoria.
  • Estado de Flujos de Efectivo (en algunos casos).

El informe de la cuenta de pérdidas y ganancias es importante revisarlo cada mes o trimestre para ver cómo van las cosas, qué se vende más o qué gastos están más descontrolados. También te sirve para estimar el pago de impuestos (unido al control de las cuentas de IVA).

Otros informes importantes:

  • Balance de sumas y saldos: en la contabilidad formal permite comprobar que no existen desajustes en el registro de las importes de cada cuenta.
  • Estado de flujo de caja o tesorería: registra las entradas y salidas de efectivo en un determinado periodo. Estudiar los movimientos de tesorería te ayudará a controlar los pagos y cobros, vigilar el saldo de las cuentas bancarias y optimizar la liquidez.
  • Conciliación bancaria: Se trata de comparar el extracto de movimientos que ofrece el banco con el registro interno. Si hay algún desajuste hay que comprobar si se debe a un error del banco o a un despiste contable, y corregirlo.

Informes comerciales

  • De clientes. Se pueden extraer informes interesantes sobre el volumen de venta por periodo, el número de clientes o el importe medio de compra. Datos esenciales para evaluar la estrategia de marketing.
  • De proveedores: sirven para saber cuánto y cuándo se compra a cada uno o los plazos de pago que ofrecen. Una información útil para revisar contratos y negociar mejores precios o descuentos.

Contabilidad de costes

Una rama importante de la contabilidad es la contabilidad analítica o de costes.

Se trata de detallar y codificar cada partida de gasto (puedes aprovechar el desglose de cuentas que permite el PGC) y hacer un registro más preciso del impacto de cada una.  

En una tienda online es vital la gestión del almacenamiento, logística y transporte. Hay que evaluar bien los portes económicos de un ecommerce y cómo afectan al margen de venta.

Con un buen desglose quedan divididos todos los gastos según su naturaleza, para controlarlos y analizarlos por grupos principales (fijos y variables), por secciones (producción, distribución, administración o logística), por familias o uno por uno.

Otros

Para cumplir la normativa contable (PGC) necesitas familiarizarte con estos conceptos:

AJUSTES Y CORRECCIONES
Amortizaciones Se contabiliza periódicamente como gasto el deterioro que sufren los activos en el tiempo.
Reserva legal Es obligatorio reservar el 10% del beneficio cada año hasta alcanzar una reserva del 20% del capital social.
Provisiones Son cuentas de pasivo que se crean para cubrir una pérdida segura pero que aún no es posible definir su cuantía.
Variación de existencias Tras el recuento anual hay que hacer un asiento que corrija el desajuste en el valor de las existencias, incluyendo pérdidas, roturas, deterioro…
Ajustes temporales En las operaciones que se alargan varios años hay que separar los importes con vencimiento a corto plazo (antes de un año) de los que son a largo plazo. Un ejemplo son las cuotas a pagar de un préstamo.

¿Contratar un contable o autogestionar la contabilidad?

La contabilidad será más o menos compleja en función del modelo de negocio. Si vas a fabricar los productos, tienes locales y maquinaria o distintos instrumentos de financiación es positivo que tengas una asesoría de mano.  

Gestionar la contabilidad directamente tiene una gran ventaja porque te permite conocer al momento el estado económico y financiero de tu tienda y así tomar decisiones más ágiles en ámbitos esenciales: marketing, costes o gestión de impuestos. 

El problema de la autogestión contable es que exige cierta formación y, sobre todo, tiempo. Tiempo cada día para registrar las operaciones diarias, aún más para cerrar cada trimestre y mucho más para cerrar el año.

¿Contratar a un contable o autogestionar la contabilidad?
Contratar a un contable Autogestión
Ventajas Ventajas
Ahorro de tiempo y de tareas administrativas Gestión contable más profesional Información disponible de inmediato para tomar decisiones
Buen aprendizaje para entender el sistema de registro y sacarle más rendimiento
Desventajas Desventajas
Coste del servicio Exige formación y tiempo
Posible déficit de información Riesgo de errores por inexperiencia
Delegar una función importante y delicada.

CLAVES:

  • Tanto si contabilizas tú como si contratas a un contable asegúrate de que se contabiliza todo. La persona que se ocupe de esta tarea debe tener toda la documentación e información necesaria para hacer bien su trabajo.
  • Los errores en la contabilidad son graves: genera datos inexactos que afectarán a la presentación de impuestos y a los libros. Sin contar el riesgo de ser sancionado.
  • Actualmente, hay aplicaciones sencillas para llevar todo el ciclo contable: crean asientos automatizados, ayudan a preparar las declaraciones y sacan todo tipo de informes.

Lo normal, según vaya creciendo el negocio, es aumentar el personal administrativo y tener en nómina un profesional fiscal y contable.

De todas formas, tan importante como el proceso contable es entender cómo se estructura la información y saber interpretar los datos e informes. Es el mejor modo de detectar los riesgos y amenazas a corto y medio plazo que acechan al ecommerce. 

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